Creative Quarter располагается в БЦ Гулливер и БЦ Астарта, находящихся в деловом и историческом центре Киева, и занимает в сумме 8 этажей и более 12500 кв.м.
В Creative Quarter работает более двух тысяч резидентов. Команды постоянно растут и переезжают в новые офисы, поэтому регистрировать новых членов и выдавать доступ в рабочие пространства приходится практически ежедневно.
Как управляли доступом раньше
Эволюционно на разных этажах бизнес-центров используется в сумме три разных СКУДа (Системы Контроля и Управления Доступом). Кроме того, учет клиентов ведется в одной системе, а доступ - в другой. В результате команда ИТ поддержки вынуждена до четверти своего рабочего времени тратить именно на создание и удаление карт доступа.
При этом, когда работаешь в двух не связанных системах, ошибки при переносе данных обеспечены. Как результат, резиденты могут продолжать ходить в коворкинг и после израсходования оплаченных дней.
Критичного казалось бы ничего и нет, но оператор пространства теряет деньги за неоплаченные дни. А если посчитать за весь год, то набегает несколько процентов упущенной прибыли.
Не последний вопрос - это удобство работы для персонала и резидентов. Одно дело легкие облачные/мобильные решения, удобные и интуитивные, и совсем другое - сложные олдскульные программы, разворачиваемые на отдельном сервере, который может обслуживать лишь продвинутый ITшник.
Что изменилось после перехода в облако
VSGate интегрировался с программой OfficeRnD - одной из ведущих на сегодня систем CRM для коворкингов и современных гибких офисов. Для связки двух продуктов достаточно заполнить 3 поля авторизации на странице API, а следом синхронизировать точки прохода и список пользователей.
Теперь про контроль доступа в отдельной программе можно забыть:
- доступ выдается автоматически с покупкой резидентом рабочего места;
- в системе CRM считаются входы/выходы, ведется учет израсходованных дней;
- по истечении предоплаченного периода, права доступа автоматически аннулируются на всех дверях, где резидент до этого имел доступ;
- поддерживается мобильный доступ.
Для перехода “в облако” не понадобилось полного переоборудования - между старыми считывателями и электро-замками были установлены сетевые мини-контроллеры. Они получают и контролируют права доступа через облачную платформу VSGate, синхронизированную с CRM. Программное обеспечение контроллеров обновляется также “по воздуху”, что экономит затраты на обслуживание и гарантирует бесперебойную работу системы.
Что говорят сотрудники CQ после первого месяца работы в платформе VSGate
Роман Хмиль, СЕО Creative Quarter:
“Это просто революционно, кода двери можно открывать телефоном. Плюс, с точки зрения управления бизнесом, мы всегда стремимся к оптимизации и унификации. Решение VSGate поможет нам связать разные типы СКУД и ПО, и управлять всем этим централизованно. К тому же, нашим сотрудникам легче будет работать в современных, облачных инструментах. Это и удовлетворенность персонала, и опять же экономия рабочего времени. Синергия современности и эффективности, можно сказать.”
Алексей Скумин, Head of IT, Creative Quarter:
“Пилотный проект с VSGate стал хорошим поводом для аудита наших систем. Перенося все доступы в свежую программу, мы подчищаем “мертвые души”. Часто есть карты, где схема прав доступа уже давно забыта и логике не поддается. Сейчас мы делаем перепроверку, один раз и надолго, так как благодаря интеграции с OfficeRnD на одну систему обслуживать нужно будет меньше. Карточки вносятся прямо в CRM и там же строится вся логика доступа к дверям. Система VSGate действует как незаметная связка - ее роль отправлять доступы из CRM прямо на замки дверей. Ну и собирать аналитику конечно. Это одна из удобнейших функций, видеть удаленно с любого устройства, кто и как пользуется нашими офисами.
Василий Денисов, Head of IT Support, Creative Quarter:
“Мне нравится гибкость системы. К примеру, у нас есть ряд клиентов, кто пользуется офисом посменно. То есть компания, скажем, из 30 человек, а в офисе работают одновременно не больше 10 сотрудников. Мы уже придумали такой тариф по аренде офиса - с правом поочередного использования несколькими людьми. Но был большой вопрос, как это контролировать. С ребятами из VSGate мы нашли решение: в системе можно будет выставить лимит на посещения по компании и отслеживать все превышения лимита в режиме реального времени.”
В ближайшие месяцы Creative Quarter планирует подключить к системе все действующие офисы в Киеве.
А в новых локациях расчет сразу будет делаться на облачную СКУД и мобильный доступ, чтобы идти в ногу со временем.
Подробности проекта смотрите в нашем видео-ролике, снятом в процессе монтажа: